Un suivi manuel des actions de la semaine7 min read

Exemple de semainier pour lister les actions à faire

Voici la petite méthode de prise de note que j’utilise pour lister mes actions de la semaine. Une façon de faire sur laquelle j’itère lentement depuis quelques années.

Cela fait des années, depuis le début de ma vie professionnelle en fait, que j’utilise un cahier au quotidien comme support à ma journée de travail. Cela pourrait semblé contradictoire avec le développement d’un logiciel de gestion documentaire tel que Naept. Ma conviction personnelle est que ça ne l’est pas. Il y a de nombreux avantage à la prise de note manuelle :

  • accès immédiat au support : j’ai toujours ce cahier dans un rayon d’un mètre.
  • toutes les archives récentes sont accessibles très rapidement : un cahier contient entre six mois et un an de prise de note.
  • (ma préférée –>) la prise de note manuelle favorise la mémorisation

Dans cet article, je vais vous relater dix ans d’itération lente et pragmatique sur ma méthode de prise de note et surtout de suivi de mes actions quotidiennes. Ne vous attendez pas à quelque chose de révolutionnaire mais plutôt à un partage qu’on pourrait avoir autour de la machine à café.

Pour aller direct dans le vif du sujet, rendez-vous au paragraphe “Le semainier des actions“, avant c’est surtout de la mise en contexte et des petites recos.

Un outil qu’on a envie d’utiliser

Pour moi, une caractéristique essentielle, voire indispensable, d’un bon outil est est la suivante : on doit avoir envie de l’utiliser.

Cela vaut pour tout type d’outil : une logiciel, un appareil, une méthode.
Si vous n’avez pas envie de l’utiliser, c’est qu’il ne vous convient pas. Cela pourrait être une lapalissade mais je pense que ce point est très important.

Il y a quelques années, j’ai découvert, comme beaucoup de personnes, le principe du “bullet journal“. J’ai essayé. J’aimais beaucoup l’accroche à laquelle je m’idendifiais pour la prise de note : “The analog method for the digital age” (“une méthode analogique à l’ère du numérique”). Je n’ai pas accroché, j’ai persisté mais je n’y arrivais pas. Trop contraignant à mon goût.

Bref, ce n’est pas à vous de vous adapter à l’outil, c’est l’outil qui doit correspondre à vos besoins. C’est d’ailleurs l’un des précepte de Naept.
Tout ça pour dire que la petite méthode que je vais vous présenter fonctionne bien pour moi mais ne fonctionnera peut-être pas pour vous. Je me suis forcément un peu inspiré du bullet journal pour construire la mienne. Alors si jamais la mienne pouvait vous inspirer pour la vôtre, ce serait une petite fierté pour moi.

Le matériel

Voici ce que j’utilise :

  • Cahier à spirale, couverture cartonnée, petits carreaux.
    Spirale : permet de replier entièrement le cahier.
    Couverture cartonnée : par opposition aux couvertures plastiques qui se déforment.
    Petits carreaux : facilitent le dessin et permettent d’écrire petit au besoin.
  • Un stylo 4 couleurs. Ma préférence va à celui-ci : le BIC 4 couleurs dont un porte-mine. Trouvable pour moins de 3€ en supermarché. Et vous pouvez acheter des mines couleur supplémentaires pour 0,95 € le lot de 2. Attention le cours de la mine de stylo 4 couleurs est très fluctuant sur Amazon et le lot peut monter jusqu’à 4€. Une aberration !
  • 2 surligneurs de couleur différentes (jaune et rouge par exemple)

Mes contraintes

Je me permets juste un point rapides sur mes contraintes de prise de note pour mieux vous expliquer mes choix.

  1. Télétravail
    Avec mes collaborateurs, on travaille beaucoup à distance. Chaque semaine on se fait un point d’avancement sur le projet où on parle de se qu’on a fait la semaine précédentes. D’où mon besoin de lister les actions et d’identifier celles qui sont plus importante.
  2. Recherche dans les archives
    J’ai une mémoire assez sélective. Prendre des notes me permet de ne pas avoir à mémoriser les choses. Mais il faut que j’arrive à les retrouver. Personnellement j’ai une bonne mémoire des dates. Ainsi c’est une info que je note consciencieusement car elle me permettra de retrouver mon contenu.

Le semainier des actions

Voici donc le modèle de semainier que j’utilise pour lister toutes les actions que je veux réaliser dans la semaine.

Il se compose d’un titre comportant :

  • Le numéro de la semaine
  • De la date inversée du lundi. Inversée car je trouve plus pratique de commencer par l’année, puis le mois, puis le jour. J’ai notamment pris cette habitude dans le nommage de mes fichiers / documents. Cela permet qu’ils se classe dans l’ordre chronologique par défaut.
  • Et la date du vendredi écourtée. Là elle se compose du mois et du jour car en plein milieu de semaine on passe de Septembre à Octobre. Sinon je n’aurais mis que le jour.

Le tableau des actions est divisé en 2.

  • Tout d’abord la liste des actions. Ici je les ai numérotées pour l’exemple mais en réalité je mets en toutes lettres ce que je dois faire : “Appeler untel”, “Rédiger tel article”, “Déclarer la TVA”…
  • Et une colonne des statuts qui contient tout le suivi / paramétrage de mes actions. Je vais la détailler dans le paragraphe suivant.

La colonne des statuts

Cette colonne me sert à identifié la date à laquelle l’action a été créé, la date à laquelle je dois absolument réaliser la tâche, un statut me disant si la tâche a été faîte ou commencée.

Vous remarquerez qu’il y a 5 petites colonnes représentant les 5 jours de la semaine par leurs initiales (et éventuellement le numéro du jours si comme mois vous êtes toujours à la recherche d’un calendrier). En fonction du statut que je veux donner à l’action, je place un petit signe à la date correspondante :

  • ✅ indique que l’action a été réalisée.
    Exemple : les actions 1 et 3 ont été effectuées le lundi même. L’action 4 a été réalisée le mercredi.
  • ⭕ indique qu’il faut que je réalise ce jour-ci et pas un autre
    Exemple : l’action 2 doit être faîte le mercredi 30. L’action 8 devait être réalisée le jeudi 1er et ce qui s’est passé comme prévu.
  • ➕ indique que j’ai fais cette tâche ce jour-ci mais qu’il faut la refaire ou la poursuivre.
    Exemple : l’action 5. Cela pourrait être que je devais écrire un article. Je l’ai commencé le mercredi 30 septembre mais que je ne l’ai pas fini. Je dois donc poursuivre l’action.

On peut envisager plein d’autres signes comme dans un bullet journal :

  • ✖ pour une tâche abandonnée (perso, je raille d’un seul trait pour pouvoir toujours lire l’intitulé),
  • ➡ pour une action reportée à la semaine suivante,
  • ❗ pour un simple fait marquant qui ne serait même pas une action…

Je liste mes tâches au fil de l’eau. Et à la fin de chaque journée je tire un trait dans les petites colonnes des jours sous la dernière tâche listée. Ainsi je sais quand j’ai créé chacune des tâches :

  • les actions 1, 2, 3 et 4 ont été créées le lundi
  • les actions 5 et 6 le mardi
  • et ainsi de suite

On constate alors que les tâches 9 et 10 ne pourront être réaliser le lundi car elles ont été créées le … mercredi !!!

Généralement, le lundi suivant, on fait un point d’équipe à distance où chacun explique aux autres les éléments marquants de la semaine passée. Perso, juste avant ce point, je passe en revue toutes mes actions et je surligne celles que j’estime important de partager avec les autres. Cela me prend 15 secondes montre en main. Et j’ai au final un résumé plutôt exhaustif de ma semaine. Lorsqu’une tâche n’a pas été effectuée, soit je l’abandonne soit je la reporte à la semaine suivante.

Conclusion

Voilà, c’est une méthode perso qui me satisfait pas mal aujourd’hui. Je ne cherche pas à vous la vendre absolument mais si elle pouvait vous être utile j’en serais très content. N’hésitez pas à me partager en commentaire vos propres méthodes, ça m’intéresse beaucoup ! Je suis très curieux de savoir comment vous faîtes. Si ça se trouve vous me ferez changer complètement ma façon de faire !!!

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