Salons professionnels : optimiser sa visite9 min read

Un salon professionnel

On bosse à fond sur notre produit mais si on ne part pas à la recherche des prospects, on a fait que la moitié du chemin. Participer à des salons professionnels est un bon moyen d’optimiser cette recherche : pleins de clients potentiels au même endroit, au même moment. Encore faut-il avoir préparé le salon en question ! Voici quelques pistes d’après notre retour d’expérience.


Point sur le vocabulaire

Avant d’aller plus loin, voici les définitions de quelques termes utilisés dans cet article.

CRM
Customer Relation Management (Gestion des Relations Clients). C’est un logiciel qui vous permet de suivre les échanges avec vos clients et vos prospects. Il permet de paramétrer des actions, des rappels et des relances pour organiser et optimiser vos démarches commerciales.


Il y a quelques semaines nous vous partagions une sélection de salons professionnels que nous recommandons pour leur pertinence. Cette semaine nous vous présentons notre méthode pour optimiser votre participation et rentabiliser votre présence sur place.

Préparer le salon

C’est bon, votre inscription au salon est validée. Le rétroplanning s’enclenche !

Sur la plateforme du salon

Maintenant, la grande majorité des salons propose une plateforme (Vimeet ou autre) sur laquelle il est possible de :

  • Construire un profil pour la société
  • Se renseigner sur les participants
  • Organiser des rendez-vous

Autant les exploiter à fond !

Le profil de la société

Il est crucial de donner autant d’informations que possible sur les prestations que propose votre société avec un maximum de mots clé qui parleront à vos interlocuteurs (prospects, partenaires, fournisseurs, candidats au recrutement… Ici on va se focaliser sur les prospects).

Soyez précis, détaillés et exhaustifs !

Plus vous mettez d’informations, plus vous aurez de chances qu’on vous trouve grâce au moteur de recherche de la plateforme. Ainsi votre profil de société travaillera tout seul et vous recevrez des demandes de rendez-vous pertinentes correspondants à vos attentes

Se renseigner sur les participants

Épluchez la liste des participants pour identifier tous ceux qui sont susceptibles de correspondre à votre cible. Utilisez le moteur de recherche de la plateforme avec des mots clés précis.

Bon il se peut évidemment que vos cibles n’aient pas apporté autant de détails que vous dans leur description. Donc rien ne vaut un petit tour sur leur site ou la page Linked In du participant et de la société.

Suivant les salons, il se peut que les noms de participants soient cachés tant qu’un rendez-vous n’est pas fixé. Lorsque la photo du participant est présente il est tout de même possible de les trouver sur Linked In. Pour ça, deux astuces possibles :

  • Vous pouvez tenter une recherche Google par l’image : vous enregistrez la photo du participant et la chargez dans Google Image. Il est fréquent que les gens utilisent la même image que celle de leur profil Linked In.
  • Si la première astuce n’a pas marché, il y a encore une feinte d’expert : faîtes un clic droit sur la page où se trouve la photo et demander à afficher le code source. Puis faîtes une recherche dans la page (Ctrl + F) pour trouver le titre de la photo (Ctrl + F sur “.jpg” ou “.png”, ce sont les extensions de fichiers d’image). Il est fort possible que le nom de la personne soit inscrit dans le titre du fichier !

Le but est de se renseigner sur le participant pour adapter notre demande de rendez-vous et notre future présentation.

Demandez des rendez-vous

Surveillez la date d’ouverture des demandes de rendez-vous !
Généralement, les plateformes n’ouvrent pas immédiatement cette fonctionnalité. Cela permet au participants de peaufiner le profil de leur société. Mieux vaut envoyer vos demandes dès que possible : premiers arrivés, premiers servis ! Suivant la renommée du participant que vous voulez rencontrer, celui-ci peut recevoir un grand nombre de demande. Alors mieux vaut mettre toutes les chances de son côté en lui demandant un rendez-vous avant que son agenda ne soit complet !

Faites des demandes de rendez-vous personnalisées !
Certes vous pouvez tenter de faire du volume en envoyant la même demande à tout le monde. Mais si votre interlocuteur reçoit un message personnalisé, il aura conscience que celui-ci est motivé, qu’il ne sort pas de nulle-part, il sera plus enclin à accepter.
A sa place, vous en penseriez quoi ?

Souvent, les demandes de rendez-vous sont limitées en nombre de caractères alors il faut que le message soit concis et impactant. Le mieux c’est d’utiliser un vocabulaire qui parlera immédiatement à votre interlocuteur. Ça tombe bien, il a rempli une page de présentation avec ce vocabulaire ! Identifier le vocabulaire en commun avec votre activité et utilisez-le pour présenter votre démarche.

Préparez les rendez-vous

Une fois les rendez-vous acceptés, vous pouvez construire pour chacun d’eux une “fiche de rencontre” qui guidera votre entretien. C’est quelque chose que j’ai souvent vu chez mes interlocuteurs et c’est une pratique que j’ai adoptée. Ils avaient une fiche pré-remplie avec les informations disponibles et d’éventuelles questions, ce qui augmentait considérablement l’efficacité des échanges. Surtout lorsque ceux-ci sont limités à quelques minutes ! Voici des éléments à faire figurer sur une telle fiche :

  • Des informations sur la personne (nom, prénom, poste…) et sa société (nom, taille, secteur d’activité, clients…) issues de vos recherches
  • Quelques éléments expliquant en quoi votre activité est intéressante pour cette entreprise
  • Des questions spécifiques
  • Un espace pour prendre des notes
  • Un espace pour lister les engagements pris lors de l’entretien (envoyer une présentation, contacter telle personne…)

Communiquez sur votre venue au salon

Dès votre inscription validée, faîtes savoir sur vos réseaux sociaux que vous serez présent à ce salon. Vous montrez ainsi votre actualité et faîtes savoir à vos prospects que vous pouvez les rencontrer à cette occasion. On est toujours beaucoup plus ouvert à rencontrer quelqu’un dans un salon, un espace neutre que d’accepter qu’il vienne nous rendre visite dans nos locaux.

La veille

Prévoyez l’itinéraire pour vous rendre au salon

C’est la base, mais ça fait toujours du bien de le rappeler : étudier comment vous rendre sur le salon ! Porte à porte !

En voiture ? En transport ? Il faut partir à quelle heure ?
Prévoyez de la marge au cas où ! Petit conseil : repérer les lieux sur Google Maps et Street View. Je me souviens avoir perdu un bon quart d’heure à chercher l’Espace de la Grande Arche à la Défense sous la pluie. Je pensais naïvement que son entrée se trouvait… dans l’arche. Et bien pas exactement !

Dans le sac à dos

Bien-sûr, on ne se rend pas les mains dans les poches à un salon ! Alors voici une petite liste, pas loin d’être exhaustive, des choses à emmener :

  • Un petit carnet pour prendre des notes avec plusieurs stylos
  • Des cartes de visite. Mieux vaut en prendre trop que pas assez. Même si on s’échange de plus en plus les contacts par téléphone ou via la plateforme du salon, c’est même directement faisable dans Linked In depuis quelques temps déjà.
  • Un ordinateur portable et son chargeur
  • Votre téléphone portable et son chargeur
  • Une batterie externe CHARGÉE ! Il y aura évidemment des prises mais elles seront… prises d’assaut
  • Une chemise à élastique pour ranger la documentation qui vous sera donnée
  • Votre badge imprimé. Ok c’est pas très “COP 21” mais ça vous évitera de faire la queue aux guichets d’impression. Ce sont les plus longs.
  • Éventuellement des pansements anti-ampoules. On marche facilement une dizaine de kilomètre un jour de salon.
  • Des chewing-gums ou des pastilles à la menthe.
  • Du déodorant.
  • Une gourde. On redevient un peu plus “COP 21”, ça évite un génocide de gobelets en plastique.
  • Et enfin nos nouveaux meilleurs amis depuis quelques mois : des masques et du gel hydroalcoolique. A l’heure où j’écris cet article, on est en pleine crise du Corona-virus.

Si vous le sentez, vous pouvez essayer de vous démarquer à travers un accessoire vestimentaire original qui marquera les gens que vous rencontrerez. C’est à double tranchant. Mais par exemple, lors d’un salon, j’ai croisé une personne avec des bretelles et un nœud papillon et je m’en souviens encore !

Pendant le salon

Communiquez sur votre présence au salon

Indiquez votre présence au salon sur vos réseaux sociaux en invitant votre communauté à venir vous rencontrer. Vous pouvez agrémenter votre poste avec des photos, ce qui en améliorera la visibilité.

Comment favoriser les échanges avec les inconnus ?

Il y a très certainement un espace café où tous les mange-debout sont occupés parfois par une seule personne. Voilà une opportunité parfaite pour proposer à un participant de partager sa table et d’engager une discussion qui ne durera que le temps d’un café.

Dans les salons qui proposent des rendez-vous de quelques minutes, on passe beaucoup de temps à attendre. Les participants peuvent se retrouver seuls à leur table numérotée le temps que leurs interlocuteurs les rejoignent. S’ils les rejoignent ! Voilà une nouvelle opportunité d’engager une conversation qui dans le pire des cas ne s’éternisera pas et dans le meilleur pourra se poursuivre plus tard.

Engager une discussion avec un inconnu demande une bonne répartie… ou une petite préparation. Vous pouvez lister, en amont du salon, un certain nombres de questions génériques qui permettent de démarrer un dialogue. Comme dans cet article de blog : 5 façons de profiter au maximum des événements de networking.

Pendant les rendez-vous

L’usage est de s’échanger les cartes de visite dès les présentations pour ne pas les oublier. Bon ça risque de changer avec le virus donc vous pouvez toujours dégainer votre QR Code Linked In.

Prenez un maximum de notes (c’est le moment pour sortir vos fiches) :

  • Questionnez votre interlocuteur sur ses problématiques en lien avec votre activité
  • Notez les éléments de langage, le vocabulaire spécifique qu’il emploie et adaptez votre discours en le réutilisant afin que votre message soit le plus clair possible pour lui.
  • Reformuler avec votre propre mot pour vous assurer de bien comprendre.

Et si, à la fin de l’échange, vous obtenez qu’il y ait une suite :

  • envoie d’une présentation (la base)
  • recommandation à contacter telle autre personne
  • organisation d’un rendez-vous afin de poursuivre l’échange

C’est gagné !

Après le salon

Exploitation des nouveaux contacts

Entrez chacun de vos contacts dans votre CRM et listez-y les actions à entreprendre :

  • envoyer une présentation / support de communication
  • prendre rendez-vous
  • rappeler

Renvoyer des mails de remerciement à tous les contacts. Il n’est pas vital de le faire le soir même. Après un salon bien mené, on est généralement épuisé. Un mail envoyé immédiatement après le salon ne sera lu que le lendemain.

Demander sur Linked In toutes les personnes rencontrés en personnalisant la demande : chacune d’entre elles va recevoir beaucoup de demandes, il faut qu’elle arrive à vous identifier.

Faites votre retour d’expérience

Faîtes un point sur votre ressenti personnel de votre visite :

  • le salon a-t-il été satisfaisant ?
  • avez-vous manqué de quelque chose ?
  • qu’est-ce que vous pourriez mieux faire lors de votre prochaine visite ?

Et vous ?

Et vous, quelles sont vos bonnes pratiques pour un salon pro rondement mené ?

Comment aborder-vous les personnes rencontrées ?

Avez-vous des modèles de fiches particulier ?

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