Plus on répond, moins on remporte5 min read

Gravure du lièvre et de la tortue

Second épisode dans la publication des données de notre étude. Plus on cherche à répondre à un grand nombre d’appels d’offres, moins on remporte de contrats !

📝 Participez à notre Etude sur la documentation de projet.

Cela pourrait sembler paradoxal. Plus je réponds à un grand nombre d’offres, plus je devrais décrocher de contrats statistiquement !

Ce n’est pourtant le retour qu’en a le terrain.

Etude de marchée menée par l’EMLyon Junior Conseil et Naept – 2019

D’après notre étude de marché ayant porté sur un panel de plus de 200 sociétés du type bureaux d’étude en ingénierie, il s’avère que plus une société passe de temps sur la réponse à un appel, ou plus elle tente de répondre à un grand nombre d’appels d’offres, moins elle ne signe de contrat.

Décortiquons ce graphique.

Les trois histogrammes représentent 3 groupement de sociétés :

  • A : les sociétés qui consacre moins de 30 % de leur temps à répondre à des AO.
  • B : celles qui y consacre entre 30% et 60%
  • C : celle qui consacre plus de 60% de leur temps à cette activité.

NB : c’est données sont déclaratives et issues d’une estimation des sociétés interrogées.

L’analyse

Le groupe A

Ce groupe dédie moins de 30% de son temps à la réponse à des appels d’offres. Donc mécaniquement, il ne répond qu’à la moitié des propositions qu’il reçoit. Il a cependant un bon taux de conversion : 38% de ses réponses aboutissent à un contrat avec ses clients.

Le groupe B

La population de ce groupe représente la majorité des entreprises contactées.

Ainsi ce groupe consacre entre 30% et 60% de son temps à répondre aux proposition qu’il reçoit. On constate donc qu’en multipliant quasiment par 2 le temps passé sur cette activité par rapport au groupe A, le groupe B réussit en moyenne à répondre à 8 offres supplémentaires.

En faisant un effort qui représente 200% de celui de A, B ne répond qu’à 4% d’offres supplémentaires. Et au final cet effort n’aboutit qu’à un contrat remporter en plus, soit +2,6%.

Le groupe C

Le groupe C quant à lui passe plus de 60% de son temps à répondre à des appels d’offres. Il réussit donc à adresser 80% des demandes qu’il reçoit !

Or cet effort conséquent par rapport aux 2 autres groupes est non seulement moins rentable mais contre productif. En effet, il ne convertit que 27% des appels d’offres en contrats. Malgré son effort il fait une moins bonne performance que les 2 autres.

Conclusion

On se rend donc compte qu’au delà d’un certain effort, très couteux en temps, répondre à des appels d’offres devient contre productif.

Imaginons que 3 sociétés, chacune issue d’un groupe, reçoivent en même temps 100 appels d’offres (AO) :

EtapesSociété ASociété BSociété C
AO traités505880
Contrats remportés1922,621,6

De plus une fois les contrats remportés, la société A possède encore beaucoup plus de temps pour les mener à bien que la société C.

Hypothèses

Qu’est-ce qui pourrait expliquer ce phénomène ?

Multiplication des candidatures et risques de hors sujet

A vouloir répondre au maximum, on en vient à adresser des propositions sur des sujets qu’on maîtrise mal et pour lesquels on est mis en concurrence avec des sociétés plus spécialisées.

Or les grands comptes fonctionnent souvent au référencement. Ils vont tester différents fournisseurs sur des petits projets. Suivant la qualité du travail fourni, ils vont garder les meilleurs sous-traitants dans leur base de données et mettre en liste noir les pires. Et lorsqu’on a passé plus de 60% du temps à répondre à des appels d’offres, il n’en reste plus beaucoup pour effectivement réaliser le projet.

Ou bien, à se lancer la tête dans le guidon dans une réponse, on estime mal notre compétence sur ce sujet ou on ne repère pas les certains pièges. Et la sanction tombe comme un couperet avec le refus du client.

Filtrer pour mieux répondre

A l’inverse, on peut se dire que pour assurer un maximum de réponses positives, on va faire un important travail de tri des appels qu’on va adresser. C’est le fameux ratio Go / No Go.

Le véritable enjeu dans la gestion des appels d’offres n’est pas tant d’augmenter le nombre d’appels auxquels on répond. On voit que les chiffres le déconseillent. Mais c’est plutôt de mieux choisir les appels d’offres qu’on va traiter. C’est ce que font les sociétés du groupe A. Elles sont plus méticuleuses dans leur choix. Elles vont s’intéresser plus profondément qu’à quelques appels mais sur lesquels elles vont proportionnellement investir plus de temps. Et surtout elles vont éliminer très rapidement les appels “risqués”. Elles vont alors produire une réponse très qualitative qui aura plus de chance d’être retenue par le client.

Ainsi, au départ, elles ne feront peut-être que quelques missions précisément dans leur cœurs de métier afin d’établir leur légitimité et leur expertise. les clients satisfaits l’enregistreront dans leur base de données et la solliciteront plus fréquemment. Elle pourra alors étoffer son offre et remporter de nouveaux marchés petit à petit.

Chi va piano, va sano e va lontano

Qui va doucement, va sainement et va loin

📝 Participez à notre Etude sur la documentation de projet.

Related Posts

Leave a Reply