Organiser vos documents (nommer, stocker, classer…)10 min read

Un bureau Window surchargé d'icones de fichiers

“Oui alors regarde dans le cahier des charges… euh il est sur le réseau je crois, ou dans tes mails. Et son titre c’est …
Cahier_des_charges_v1.1_définitive (3).doc”
Aïe c’est un peu mauvais signe ! Documentation introuvable ou version incertaine ! Pour résoudre cela il suffit de structurer son organisation en mettant en place quelques méthodes plutôt simples. Voyons ensemble lesquelles.


Point sur le vocabulaire

Avant d’aller plus loin, voici les définitions de quelques termes utilisés dans cet article.

GeD
Signifiant Gestion Documentaire, c’est l’activité de gérer sa documentation de façon structurée grâce à des méthodes d’organisation ou des logiciels dédiés.

Gestion de Configuration
C’est le grand domaine d’activité dans lequel on gère de manière assez stricte la sauvegarde et le versionnage de fichiers de tout types afin d’optimiser leur élaboration de manière collaborative.


Ne pas partir de zéro

Commençons par le commencement. Autant éviter de partir d’une feuille blanche si possible. Avez-vous déjà rédigé un précédent cahier des charges ? Mieux, avez-vous déjà rédigé un cahier des charges pour un besoin similaire ?

Si la réponse est oui à l’une des deux questions, alors faîtes une copie de cette archive et démarrez votre cahier des charges en vous appuyant sur sa structuration. Il y a potentiellement un certain nombre de paragraphes que vous pouvez complètement réutiliser. Ou alors ses différentes sections, réutilisables ou non, vous donnerons des idées pour ne rien oublier.

Si la réponse est non aux deux, pas d’inquiétude, vous pouvez partir de notre modèle de cahier des charges gratuit.

Où le sauvegarder

Cela peut paraître banal mais je vous garantis qu’un emplacement réfléchi pour votre document vous permettra de le retrouver plus facilement et améliorera le travail collaboratif.

Règle 1 : éviter de l’enregistrer sur le bureau !

Rien de tel qu’un bureau surchargé pour perdre un fichier.

D’autres personnes sont-elles susceptibles de contribuer à la rédaction du document ?
Si oui, alors autant enregistrer le document dans un emplacement qui leur sera directement accessible : un répertoire partagé, sur “le réseau”, un OneDrive, un Sharepoint, un Google Drive…

Avez-vous une arborescence, une structuration de dossiers habituelle sur vos projets qu’il pourrait être pertinent de reproduire ? Si non, je vous en propose une !

Modèle d’arborescence de dossier pour votre documentation

Modèle d’arborescence de projet

Voici un exemple de modèle d’arborescence de dossiers pour organiser les fichiers de votre projet. Dans cet exemple je me focalise uniquement sur la documentation du projet. Mais vous pourriez bien évidemment ajouter vos propres sous-dossiers pour gérer tous les fichiers d’un même projet. C’est même le but.

Le dossier du projet

Ici je prends l’exemple de mon 47e projet intitulé “Projet_X”.

Règle 2 : sauvegarder tous ces projets dans le même répertoire.
(Bon, je vais lister un certain nombre de règles mais vous faîtes comme vous voulez hein. Ce sont celles que je m’impose car elles sont bien adaptées à ma façon de travailler. Prenez-les si vous voulez, adaptez-les, tordez-les ! )

Perso, tous mes projets sont enregistrés ici : D:\Mes_Projets

Règle 3 : dans les titres de dossiers ou de fichiers, pas d’espace, d’accent ou de caractères spéciaux.
Certains des logiciels que j’utilise ne peuvent pas lire ces caractères dans les chemins d’accès des fichiers. Il m’est plusieurs fois arrivé de devoir tout renommer ! #PlusJamais
Je me suis mis comme convention de remplacer tous les espaces par des “tirets du 8” (ou underscore ou “tiret du bas”).

Règle 4 : numéroter ses dossiers
C’est encore une manie perso mais je préfère que mes dossiers soit classés dans l’ordre chronologique plutôt que par ordre alphabétique. Comme ça, si je démarre un nouveau projet, il me suffit de copier / coller la structure du précédent qui est la plus à jour.

Dans le dossier projet

Ici j’ai 2 sous-dossiers qui, je pense, sont utiles à n’importe quel projet :

  • 00_Donnees_entree
    J’y stocke tous les documents qui servent de point de départ au projet. Tout ce dont je vais avoir besoin comme fichier et qui n’ont pas été créés au cours du projet.
  • 10_Livrables
    C’est ici que je range toute la documentation qui sera communiquée (livrée) aux intervenants extérieurs au projet (client, fournisseurs…). C’est donc là que va se trouver, entre autres, mon cahier des charges.

Je numérote ces dossiers de 10 en 10 (00, 10, 20…) pour me laisser la possibilité de créer des dossiers intermédiaires. Au cas où…

Dans le dossier 10_Livrables

On se rapproche de l’endroit où se trouve notre cahier des charges !

Ici, on va créer un sous-dossier numéroté pour chaque document livrable.

Dans notre exemple il y a donc le cahier des charges et les spécifications qui sont la réponse de vos fournisseurs à votre cahier des charges. Les spécifications ne sont pas des documents que vous livrez mais qu’on vous livre. C’est pour ça qu’elles ont leur place dans ce répertoire. Je n’ai fais figurer que ces dossiers dans l’exemple, mais il existe un grand nombre de livrables possibles dans le cycle de dev d’un produit : document de conception, plan de validation, manuel utilisateur… En plus chaque métier possède sa propre dénomination donc autant limiter l’exemple au plus commun.

A tous ces dossiers j’en ajoute 2 légèrement différents mais très pratiques car leur contenu peut être utile à tous les autres :

  • 98_Bibliographie
    J’y place ici des documents externes (normes, articles, pdf, références, …) que je mentionne dans les livrables. Exemple : si je fais mention d’un composant particulier dans mon cahier des charges, je mets la fiche technique de ce composant dans 98_Bibliographie
  • 99_Illustrations
    C’est ici que je range toutes les images, les illustration, les icônes, les dessins, les logos… que j’insère dans mes livrables.

On remarque que leur numérotation est très “élevée” (98_ et 99_), c’est pour qu’ils se trouvent toujours en bas de la liste des dossiers et non au milieux des véritables livrables. Ainsi je les retrouve toujours en un coup d’œil.

Dans 10_Cahier_des_charges

VOILA ! C’est ici que vous aller pouvoir enregistrer votre cahier des charges !!!

Mais pas que !
Donc vous allez enregistrer votre document de travail, l’unique fichier sur lequel vous aller travailler tout au long du projet. Mais vous allez aussi faire des copies régulières pour chacune de ses versions !

En effet, votre cahier des charges, et a fortiori tout livrable, est amené à évoluer. Vous allez écrire une première version que vous aller faire relire en interne. Puis une seconde prendra en compte ces remarques. Puis vous l’enverrez à vos sous-traitants qui vous poseront des questions qui le feront évoluer et ainsi de suite.

Et pour savoir qui à lu quoi et sur quelle version porte telle ou telle remarque, il faut s’astreindre à figer des versions. C’est ce qu’on appelle la gestion de configuration. C’est pourquoi dès que le document de travail est prêt à être communiqué à quelqu’un (un relecteur interne, un sous-traitant, …), on fait une copie du document de travail et on dit que c’est la version vX ET ON Y TOUCHE PLUS !!! On sait ainsi exactement quel document il a lu.

Pour cela je vous propose de créer un répertoire “vX” par version majeure. Une version majeure est une version qui quitte votre société pour être communiquée à un intervenant extérieur (client, fournisseurs, …). Ce répertoire contiendra toutes les versions intermédiaires, celles que vous avez faire relire en interne, qui ont permis d’atteindre vX.

Exemple :
D:\Mes_Projets\047_Projet_X\10_Livrables\10_Cahier_des_charges\
Cahier_des_charges.doc (c’est le document de travail)
v1\
Cahier_des_charges_v0.1.doc
Cahier_des_charges_v0.2.doc
Cahier_des_charges_v1.doc
v2\
Cahier_des_charges_v1.1.doc

Comment le nommer

Maintenant qu’on sait où l’enregistrer, quel nom lui donne-t-on ?

Jusqu’ici, nous l’avions sobrement intitulé “Cahier_des_charges_v1.doc”. Cela semble tout à fait correct et à vrai dire parfaitement satisfaisant dans 90% des cas.
Petite question : imaginez que votre fournisseur (ou client) ne soit pas aussi consciencieux que vous et n’ait pas une arborescence de projet propre. S’il doit faire une recherche sur son réseau pour retrouver ce fichier, celui-ci risque d’être noyer dans la multitude de fichiers aus noms similaires. Il faudra alors les ouvrir un pas un pour trouver le bon.
Donc je vais tout de même vous donner 2 ou 3 trucs supplémentaires.

Que pensez-vous de ce titre : NPT_PROJETX_CDC_v1.doc ?
Décomposons ce titre pour comprendre ce qu’il recèle :

  • “NPT” : chez Naept, NPT est le trigramme représentant le nom de la société. Ainsi, si j’envoie le cahier des charges à un sous-traitant, ce dernier comprendra en un coup d’œil qu’il s’agit d’un document de son client Naept (bien-sûr cela doit être un minimum convenu avec lui).
  • “PROJETX” : c’est le nom du projet, au cas où j’en ai plusieurs avec le même fournisseur. Là j’ai de la chance le nom est court, sinon j’aurais put trouver un pseudo plus court : PRX; PROJX… Insérer une chaine de caractère qui désigne le projet permet d’identifier tous les documents d’un même projet.
  • “CDC” : sigle signifiant… (roulement de tambours)… “Cahier des charges”. Ça évite de mettre le nom entier ! Il faut savoir que les chemins d’accès aux fichiers dans Windows sont limités en nombre de caractères, donc mieux vaut ne pas faire de titre à rallonge.
  • “v1” : pour la version 1 mais ça vous savez déjà.

En bref cette référence nous dit “Voici la version 1 du cahier des charges de la société Naept pour le Projet X“.
Appropriez-vous votre propre méthode de création de référence et expliquez-là à vos interlocuteurs quand vous leur envoyez le fichier.

Conclusion

Voilà ! Vous avez créez un répertoire de projet structuré, avec des conventions de nommage structurées, on va pouvoir passer à la rédaction pure et dure d’un cahier des charges STRUCTURÉ dans le prochain article !!!

Cependant… à la manière d’une scène post-générique d’un film américain… je vais vous donner une information supplémentaire mystérieuse pour vous donner encore plus envie de revenir ! Il est possible de faire de la “gestion de configuration” encore plus structurée à base de logiciels gratuits et open-source! On vous en parle bientôt…

Et vous ?

Comment faîtes-vous pour structurer le stockage de vos document ?
Quelles solutions logicielles utilisez-vous ?
Avez-vous des règles de nommage particulières ?

📝 Participez à notre Etude sur la documentation de projet.

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