La fiche de relecture, un outil simple de collaboration11 min read

Ça y est ! Vous avez terminé de rédiger votre document. Mais avant de le figer définitivement, vous devez l’envoyer à un ou plusieurs personnes pour qu’elles le relisent et valident son contenu. Une semaine plus tard, vous en êtes à une dizaine de mails échangés avec ces personnes, quatre versions du document. Un pas en avant et deux pas en arrière à chaque fois. Ces échanges vous ont apporté plus de questions que de réponses…
La fiche de relecture peut vous permettre de structurer toutes ces remarques pour enfin avancer !


Point sur le vocabulaire

Avant d’aller plus loin, voici les définitions de quelques termes utilisés dans cet article.

Le rédacteur
C’est ainsi que sera nommé la personne qui est en charge d’écrire le document et de prendre en compte les remarques.

Le(s) relecteur(s)
C’est ainsi que seront nommés la ou les personnes qui relisent le document et fournissent leurs remarques au rédacteur.


Suivant la taille et la complexité d’un projet, il est parfois nécessaire de faire relire les documents par une ou plusieurs personnes :

  • Le chef de projet qui est responsable de la prestation face au client.
  • Un pair qui validera la pertinence technique du contenu.
  • Un qualiticien qui s’assurera que le document répond aux critères de qualité de l’entreprise.
  • Le client qui confirmera l’adéquation avec son besoin.

Sans structuration de cette relecture, chacun des intervenants peut transmettre ses remarques de différentes manières :

  • par mail.
  • à l’oral.
  • annotées à la main dans une version imprimée du document.
  • dans sa propre version informatique du document.
  • dans des commentaires Word.


Il va alors devenir très compliqué de toutes les prendre en compte sans en oublier. Quid de celles qui se contredisent ? Des doublons ? Des remarques hors sujet ? etc.

One file to collect them all

Elijah Wood – Lord Of The Rings – New Line Cinema 2001

La fiche de relecture est un outil pour collecter toutes ces remarques en un seul endroit et les organiser pour être sûr de toutes les traiter.

C’est un simple tableur, un fichier Excel, dans lequel chaque ligne est une remarque entrée par un relecteur. Il contient un certain nombre de colonnes à renseigner. Celles-ci sont des indicateurs pour trier les remarques et faciliter leur prise en charge.
La suite va détailler chacune des colonnes à remplir parmi les plus couramment rencontrées.

Les colonnes

Voici un exemple possible de fiche de relecture avec les colonnes qui nous semblent essentielles.

#EmplacementCatégorieSévéritéDescriptionRelecteurResponsableStatutCommentaireAction

Cette liste n’est pas exhaustive, vous aurez peut-être besoin d’autres colonnes spécifiques à vos projets. N’hésitez pas à nous en faire part en commentaires !

# – Numéro de remarque

Un simple nombre qui s’incrémente pour identifier rapidement et de manière unique une remarque. Si une remarque doit être supprimée alors son numéro doit l’être aussi. Il ne peut pas servir pour une autre remarque car cela pourrait être source d’erreur et de confusion.

Emplacement dans le document

Toute remarque doit être précisément localisée dans le document ! Il ne faut pas que le rédacteur soit obligé de tout relire pour trouver où s’applique une remarque. Cela serait contre-productif.
Une première solution est d’indiquer un numéro de page. Mais ce n’est pas encore l’idéal : il se peut que la pagination du document change au fur et à mesure des reprises. Le numéro de page perd alors tout son sens.
Le mieux est d’indiquer un numéro ou un titre de paragraphe : peu importe si la pagination change, la remarque portera toujours sur le texte du paragraphe. L’idéal étant que ce paragraphe soit le moins étendu possible.

L’emplacement est à remplir par le relecteur.

Catégorie

Toutes les remarques ne sont pas du même ordre :

  • certaines peuvent n’être que des questions pour la compréhension.
  • d’autres peuvent porter sur des fautes d’orthographe.
  • d’autres peuvent signifier une mauvaise interprétation du rédacteur.

Les remarques peuvent donc être classées suivant des catégories. On pourra ainsi traiter en priorité des catégories “faciles” pour consacrer plus de temps aux autres.

Le nombre de catégories doit donc être limité mais aussi suffisamment exhaustif. Voici une liste de catégories possibles :

  • Question
  • Orthographe
  • Contre-sens
  • Mise-en-page
  • Erreur

La catégorie est à remplir par le relecteur.

Sévérité

La sévérité permet d’ajouter un critère de tri supplémentaire. Deux remarques peuvent être de la même catégorie mais l’une peut-être légère alors que la seconde sera critique pour la poursuite du projet.
On les pondérera suivant une échelle de sévérité fixée au préalable : de “1” pour une remarque peu importante à “5” pour une remarque pouvant bloquer l’avancée du projet. Il est important que cette échelle de sévérité soit elle aussi fixée au préalable et partagée entre les interlocuteurs.

La sévérité est à remplir par le relecteur.

Description

C’est la description de la remarque en elle-même. Il faut qu’elle soit la plus précise possible. Ne pas hésiter à reprendre le morceau de texte problématique du document relu et à mettre en gras la partie à corriger par exemple. Les description doit être suffisamment exhaustive pour le rédacteur n’ait pas besoin de précision supplémentaire pour la comprendre.

La description est à remplir par le relecteur.

Nom du relecteur

Cela permet au rédacteur de contacter celui qui a écrit la remarque pour avoir des précisions si besoin.

Le nom du relecteur est à remplir par … le relecteur.

Nom du responsable

Ici on parle du responsable de la prise en compte de la remarque. Certains projets complexes nécessitent l’intervention de plusieurs rédacteurs en fonction des spécialités de chacun. Il est donc préférable que chaque rédacteur soit en charge de corriger sa propre partie.

Cependant, ce n’est pas au relecteur de désigner le responsable de la prise en compte de sa remarque. Tout simplement car il ne le connaît peut-être pas.

S’il n’y qu’un seul rédacteur du document la question ne se pose pas : c’est lui le responsable.

S’il y en a eu plusieurs, il y a de forte chance qu’ils aient été coordonnés par un chef de projet, un manageur. C’est à lui que revient de désigner le responsable de la prise en compte de la remarque.

Statut

C’est tout simplement le statut de la prise en compte de la remarque. En fonction de votre processus de relecture, les statuts d’une remarque peuvent être nombreux. L’important est qu’ils soient adaptés à vos méthodes de travail. Voici quelques exemples parmi ceux que nous utilisons (entre parenthèses est mentionné celui qui peut renseigner le statut) :

  • Ouverte (par le relecteur) : C’est le statut par défaut d’une nouvelle remarque. Cela signifie que la remarque doit être traitée par le responsable.
  • Doublon (par le responsable) : Si la remarque vient en doublon d’une autre, moins précise que la première, on peut lui attribuer ce statut pour l’ignorer. Il faudra préciser en commentaire le numéro de la remarque initiale. Ce statut peut être fréquent lorsque la fiche réunit les remarques de plusieurs relecteurs.
  • Acceptée (par le responsable) : ce statut transitoire permet au responsable de sélectionner la remarque pour une future prise en compte. Si la fiche de relecture contient un grand nombre de remarques, le responsable peut ainsi passer en revue toutes les remarques pour les évaluer et les trier. En déclarant la remarque acceptée, il confirme qu’elle est valable. Lorsqu’il passera en phase de reprise du document, il n’aura pas à s’interroger une nouvelle fois sur la pertinence de la remarque.
  • Rejetée (par le responsable) : il signifie que le responsable n’a pas trouvé la remarque pertinente et a choisi de ne pas la prendre en compte. Il doit alors justifier son choix dans la partie commentaire.
  • Corrigée (par le responsable) : le responsable a pris en compte la remarque dans sa reprise du document.
  • Close (par le relecteur) : si le relecteur est satisfait par la prise en compte de la remarque, il peut alors la fermer. Le traitement de celle-ci est terminé.

Commentaire

Cet espace permet au responsable d’apporter un commentaire sur sa prise en compte de la remarque.
Il peut dire qu’il l’a bien corrigée et y présenter sa correction.
Il peut dire qu’il a refusé la remarque et expliquer pourquoi.
Si la remarque était une simple question du relecteur, c’est ici que le responsable peut apporter la réponse.
Attention cependant à ce que cet espace ne devienne pas un dialogue entre responsable et relecteur.

Le commentaire est à remplir si besoin par le responsable.

Action

Il se peut que certaines remarques aient une portée allant au-delà de la simple correction du document. Certaines remarques peuvent nécessiter de modifier le projet, la prestation, le planning, le budget, le produit… Bref il va peut-être falloir mettre en place un plan d’actions dans l’outil de gestion projet, la correction d’un code informatique dans l’outil de bugtracking…
La case “Action” permet d’entrer la référence de cette action à mener afin d’établir la traçabilité entre cette action et sa remarque d’origine.

Le cas échéant, l’action est à remplir par le responsable.

Les bonnes pratiques

Référencement

Dès que vous créez une fiche de relecture, donnez-lui une référence, un numéro unique. Cela permettra de clairement l’identifier si jamais vous en établissez plusieurs.

Systématiser son utilisation

Dès que vous soumettez un document à relire que ce soit à un collaborateur ou à un client, joignez-lui une fiche de relecture vierge pour que l’interlocuteur y liste ses éventuelles remarques.

Traçabilité

Lorsque vous entamer la prise en compte des remarques, mentionner dans la nouvelle version du document la référence de la fiche de relecture. Ainsi il sera plus facile de retrouver l’origine d’une modification.

Précision

Il ne faut pas hésiter à être le plus précis possible dans la description de la remarque. Le relecteur doit donner un maximum de détails pour éviter d’entrer dans un dialogue avec le rédacteur / responsable.

L’emplacement du document sur lequel porte la remarque doit aussi être le plus précis possible pour éviter que le responsable ne perde du temps à trouver le sujet de la remarque.

Les avantages et les inconvénients

Les avantages

On peut construire une fiche de relecture via n’importe quel tableur (Excel, Google Doc, OpenOffice…). C’est donc un outil facilement communicable et utilisable par tous.

Cet outil n’est pas seulement applicable à la relecture d’un document, mais à la revue de n’importe quel élément en général (code source de logiciel, charte graphique…). Dès qu’on doit collecter des questions ou des remarques portant sur n’importe quel support, la fiche de relecture est applicable.

Même s’il y a plusieurs relecteurs, on peut leur envoyer une fiche à chacun et rassembler toutes les remarques dans une seule (il est même possible de créer une macro pour le faire automatiquement). Avec les outils actuels proposés sur le cloud (Office365, Google Drive…), il est facile de ne faire qu’un seul document partagé entre tous les relecteurs.

Les inconvénients

Attention à ne pas tomber dans les travers d’une conversation à l’intérieur de l’espace commentaire : le responsable met un commentaire, le relecteur répond à ce commentaire… Et on se retrouve avec un remarque de 10 cm de haut.

C’est un fichier de plus à gérer dans le projet qui en contient peut-être déjà beaucoup.

Il vaut mieux avoir avoir un écran assez grand, voire 2 écrans lorsqu’on complète une fiche de relecture afin de pouvoir placer le document qu’on relis et sa fiche de relecture côte-à-côte. Sinon il faut naviguer d’un fichier à l’autre et c’est là qu’on recommence à s’arracher les cheveux.

Conclusion

La fiche de relecture est un outil collaboratif très simple et adaptatif. Il permet de structurer et de faciliter le processus de relecture pour rapidement converger vers un document mature. Même si de plus en plus d’applications professionnelles intègrent des modules de commentaires pour simplifier le travail en équipe, conserver un modèle de fiche de relecture sous la main fournira une solution simple et rapide à mettre en place. Vous trouverez un modèle en téléchargement gratuit sur le compte Github de Naept.

Et vous ?

Quels outils utilisez vous pour collecter les remarques des relecteurs de vos documents ?
En utilisez-vous d’autres pour vos revues de codes ?
Si vous utiliser des fiches de relecture similaires, quelles sont les colonnes que vous avez en plus ?

Related Posts

Leave a Reply