Faire une relecture de document8 min read

Ok, le premier jet de votre document est rédigé. Avant de l’envoyer à votre client ou votre fournisseur, une petite relecture s’impose pour valider son contenu. Voyons comment on peut organiser cela.

Avant propos

Cet article poursuit notre description du processus documentaire initiée par nos publications précédentes :

Bien que cette article sur la relecture puisse être lu de manière relativement indépendante, nous allons faire référence à des éléments qui ont été décrits dans ces précédents articles.

Pourquoi faire une relecture ?

La plus évidente de toutes les raisons : les fautes d’orthographes. Tout le monde n’est pas Victor Hugo, et même lui, devait en faire.

Mais cette raison n’est que l’arbre qui cache la forêt, voici une liste non exhaustive des motivations à faire relire votre document :

  • Faire vérifier par un pair la pertinence du contenu.
  • Faire vérifier la cohérence de l’intégralité du document. Par exemple si sa rédaction a été étalée dans le temps ou si plusieurs personnes y ont contribuée, il peut y avoir des disparités de style, de granularité ou de maturité qu’il faut lisser avant de pouvoir le livrer.
  • Faire vérifier sa clarté pour qu’il soit compréhensible par le plus grand nombre.
  • S’assurer que le document répond à l’objectif qu’on lui a assigné. Par exemple si c’est un cahier des charges, il faut que celui-ci expose le besoin de manière exhaustive.
  • Faire vérifier la mise en page.

Le processus de relecture

Une relecture se découpe en plusieurs étapes qui nécessitent d’avoir été anticipées au préalable.

Désigner des relecteurs

Suivant le personnel disponible pour cette tâche, il va être plus ou moins facile d’avoir plusieurs relectures du documents. C’est pourquoi il faut identifier ces personnes au début du processus rédactionnel pour anticiper cette activité et si possible la programmer dans l’agenda du projet.

A l’inverse, il ne serait pas constructif d’avoir trop de relecteurs pour ne pas avoir à traiter un trop grand nombre de remarques similaires.

Nous préconisons un maximum de 3 relecteurs, qui sont, du plus essentiel au plus dispensable :

  • Un pair
    Il est indispensable de faire relire le document par une personne qui comprend son contenu technique afin de vérifier avant tout la pertinence du document. En d’autres termes, pour voir s’il n’y a pas de bêtises ou d’éléments irréalistes.
  • Un responsable hiérarchique
    Quand il existe, un tel responsable avec son point de vue plus global sur le projet et l’entreprise, pourra vérifier que le document ne contient pas de données confidentielles ou des éléments dont la communication est à adapter à l’interlocuteur à qui s’adresse le livrable.
  • Un qualiticien
    Ça, c’est un petit peu la cerise sur le gâteau car toutes les entreprises n’ont pas accès à un “service qualité” qui s’assure entre autres que la documentation respecte le standard de qualité minimal défini par la société. Un tel relecteur pourra valider que le document répond aux critères de charte graphique, de mise en page, de processus, aux normes auxquelles l’entreprise est soumise.

A présent que vos relecteurs sont identifiés et les relectures planifiées, vous pouvez lancer la rédaction du document.

Figer une version pour relecture

Le premier jet du document est terminé. Son rédacteur estime qu’il est prêt pour être relu. Il doit alors en figer une version pour que ses relecteurs puissent faire leurs remarques. Il y a grosso modo 2 manières de faire :

  1. Soit le rédacteur passe sur une autre tâche et ne modifie plus de document jusqu’à ce que tous ses relecteurs aient terminé leur relecture
  2. Soit il crée une copie du document. Les relecteurs travailleront sur cette copie. Le rédacteur pourra alors prendre en compte leurs remarques au fil de l’eau sur le document original.

Nous conseillons un compromis entre les 2 manières :

Le rédacteur crée une version PDF de la version du document qu’il veut faire relire. Ainsi les relecteurs ne pourront pas modifier le document et le rédacteur reste le seul “éditeur” possible.
Dans le répertoire du document, il crée un dossier spécifique pour cette version, dans lequel il place le PDF.
Il envoie un mail à tous ses relecteurs dans lequel il joint le PDF (éventuellement l’emplacement du dossier sur le répertoire partagé) ainsi qu’une fiche de relecture vierge. C’est dans cette fiche que les relecteurs vont lister toutes leurs remarques sur le document.

La relecture

Chaque relecteur reçoit donc une version figée du document et une fiche de relecture vierge.

Ils listent alors toutes leurs remarques dans cette fiche : questions, incompréhension, orthographe… Toutes ces remarques doivent être clairement repérées dans le document et clairement explicitées. Je vous renvoie vers notre article sur la fiche de relecture pour savoir comment la compléter.

La prise en compte des remarques

La réception des fiches

Soit le rédacteur reçoit les fiches de relecture par retour de mail, soit les relecteurs les ont directement déposées dans le dossier du document à relire en le notifiant au rédacteur. Il est préférable de toutes les stocker dans le répertoire de la version du document pour faciliter leur consultation.

Il est aussi préférable que le rédacteur attende le retour de toutes les fiches de relecture et donc qu’il ne les prenne pas en compte au fil de l’eau. Il se peut qu’il y ait des remarques qui s’influencent les unes les autres. La bonne pratique veut donc qu’on compile les remarques de toutes les fiches dans une seule et unique fiche de relecture avant de les traiter.

Mais parfois les contraintes de temps sur le projet en décident autrement…

Analyse des remarques

S’il y a plusieurs fiches disponibles, on copie toutes leurs remarques dans une seule. On trie les remarques en fonction de leur emplacement dans le document. Alors peut débuter l’analyse.

Le rédacteur fait une revue des remarques ordonnées pour :

  • Identifier les remarques doublons issues de plusieurs relecteurs et n’en garder qu’une.
  • Identifier les remarques qu’il rejette car elles ne sont pas pertinentes selon lui. Bien-sûr il doit motiver cette décision pour l’expliquer au relecteur
  • Classer les remarques pour voir lesquelles il préfère traiter en premier. On peut vouloir traiter les remarques “faciles” en premier pour abattre un grand nombre d’entre elles rapidement.

Mise à jour du document

L’analyse terminée, le rédacteur reprend son document de travail dans lequel il va prendre en compte les remarques.

Il commence par ajouter un événement dans le tableau des évolutions, à savoir : “Évolutions suite à la prise en compte des remarques de la fiche de relecture <insérer la référence>”. Il peut éventuellement ajouter la fiche de relecture dans la section bibliographie du document. (Je vous renvoie à notre article : Rédiger un cahier des charges)

Il prend ensuite en compte les remarques en pensant à mettre à jour leur statut dans la fiche et en apportant éventuellement des commentaires sur ses modifications.

Fermeture des remarques

C’est aux relecteurs de décider si leurs remarques peuvent être clôturées. Donc une fois que le rédacteur les a toutes traitées, il va en faire une revue avec leurs auteurs. Si l’auteur est satisfait de la prise en compte, il clôture la remarque. Sinon le dialogue se poursuit pour trouver une issue satisfaisant les deux protagonistes.

Lorsque toutes les remarques sont clôturées, on fige une nouvelle version du document. Celui-ci est alors prêt à être livré à son destinataire.

Conclusion

Une relecture de document est essentielle pour assurer la qualité et la pertinence de son contenu. Mais ce n’est pas une activité anodine. Elle nécessite d’être anticipée et planifiée dans l’agenda du projet.

La fiche de relecture est d’une grande aide dans la structuration du processus. Elle évite l’éparpillement des remarques dans les mails, dans des versions imprimée du document relu, dans les messageries instantanées… Et surtout elle permet de tracer toutes modifications qui lui sont apportées. Ce qui est crucial lorsque le projet est complexe.

Un dernier conseil : s’il ne peut y avoir qu’un seul relecteur (car l’équipe est réduite, l’entreprise est un PME…), nous vous invitons à faire 2 relectures qui poursuivrons un objectif chacune :

  1. Une relecture sur la pertinence du contenu sans vous intéresser à l’orthographe.
  2. Une fois le fond validé, une relecture qui part à la chasse de ces satanées fautes d’orthographe.

Et avec Naept, comment ça se passe ?

Dans Naept, vous pouvez désignez les collaborateurs qui seront les rédacteurs et relecteurs des contenus de vos documents. Les rédacteurs peuvent labelliser le contenu comme “Rédigé” ce qui aura pour effet de signaler aux relecteurs qu’ils peuvent le passer en revue.

labels et workflows
Labels et workflows

Les fiches de relecture sont directement intégrées au contenu afin de simplifier les échanges des collaborateurs. Une fois que le relecteur est satisfait par le contenu, il peut le passer au statut “Validé”.

Module de revue de contenu centralisée
Revue de contenu

Le chef de projet possède alors une visualisation en temps réel de l’avancement du document. Celui-ci pourra alors figer la version satisfaisante qui rendra impossible sa modification.

Et vous ?

Avez-vous une organisation particulière pour la relecture de vos documents ?
Utilisez-vous d’autres outils que la fiche de relecture ?
Êtes-vous des partisans de la gestion de configuration ?

📝 Participez à notre Etude sur la documentation de projet.

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